Mythe plafondbedrag bij BVP ontrafeld…

Tenderen met een plafondprijs komt in de mode. In best value-(BV-)projecten is het gebruikelijk dat de aanbesteder een plafondbedrag meegeeft. In een aantal aanbestedingen is gebleken dat de plafondprijs juist te hoog of, een stuk vervelender, te laag is. Een te lage plafondprijs kan leiden tot een mislukte aanbesteding. En dat is niet in het belang van de aanbesteder en van de inschrijvers.

De vraag is daarom wat het doel is van het meegeven van een plafondbedrag. En: hoe wordt een plafondbedrag opgesteld en hoe kunnen inschrijvers en de aanbesteder problemen met het plafondbedrag omzeilen? Het boek Prestatieinkoop* stelt dat het onthullen van een plafondbedrag voor veel opdrachtgevers beangstigend is. Deze opvatting komt voort uit het ‘laagsteprijsdenken’, waarbij de angst is dat het meegeven van een bedrag prijsopdrijvend zal werken. Het idee hierachter is dat als inschrijvers de prijs kennen zij zo dicht mogelijk op het plafondbedrag zullen inschrijven en dat er te veel wordt betaald. Deze angst wordt nog versterkt door het feit dat bij best value de kwaliteit voor 75 procent meetelt en de prijs voor 25 project. Welke prikkel hebben inschrijvers dan nog om een scherpe prijs neer te leggen?

Angst
De praktijk wijst het tegenovergestelde uit. Uit meer dan dertig best value-aanbestedingen bij Rijkswaterstaat (RWS) en ProRail blijkt dat de winnende inschrijver in meer dan 70 procent van de gevallen de laagste of op één na laagste inschrijvingsprijs indient. Bovendien heeft de winnende inschrijving in vrijwel alle gevallen de hoogste kwaliteit (bij niet-BV-projecten is dit 50 procent bij Rijkswaterstaat). De prijs van de winnende inschrijver bij deze dertig projecten van ProRail en RWS ligt gemiddeld 7 procent onder de gemiddelde inschrijfprijs van alle inschrijvers en nog meer onder de contractraming. De angst van prijsopdrijving blijkt in de praktijk dus niet gerechtvaardigd!

Als je hier wat langer over nadenkt, is het juist logisch dat degene die het project het beste begrijpt ook een scherpe prijs kan neerleggen. Dit idee was precies de basis van het werk van Edward Deming, die stelde dat organisaties hun kwaliteit en klanttevredenheid kunnen verhogen en tegelijkertijd hun kosten kunnen verlagen door te denken vanuit het systeem en continu te verbeteren. Door het inzetten van expertise werkt een organisatie efficiënter en kan deze dus een scherpe prijs aanbieden. De omgekeerde redenering (de laagste prijs leidt automatisch tot de beste kwaliteit) gaat overigens niet op**.

Risico
Een veelgestelde vraag is waarom een expert een plafondbedrag nodig heeft om een goede aanbieding te kunnen doen. Een expert kan toch zelf wel inschatten wat er nodig is om de projectdoelstellingen te bereiken? De eerste reden dat aanbesteders een plafondbedrag meegeven is dat een plafondbedrag (net als een mijlpaal of een andere randvoorwaarde) onderdeel is van de condities van een project. Als een inschrijver zijn plan maakt voor een project, dan is het van belang dat de condities zo volledig mogelijk in beeld zijn. Als het plafondbedrag (te) krap is, levert dit een belangrijk risico voor het project op waarmee de inschrijver rekening moet houden. Het negeren van dit feit levert een plan op dat mogelijk niet uitvoerbaar is, met alle gevolgen van dien.

De tweede reden voor een plafondbedrag is dat aanbesteders, en zeker overheden, vaak een bepaald budget hebben gereserveerd voor een project. Bij ProRail bijvoorbeeld wordt het budget aan het begin van het project vastgesteld en is dit meestal ‘in beton gegoten’. Voor de inschrijver is het plafondbedrag met name van belang voor het kansendossier; de inschrijving en de kansen moeten allebei vanuit het beschikbare budget bekostigd worden. Het plafondbedrag bepaalt daarmee hoeveel ruimte er is om kansen aan te bieden. Het heeft immers weinig zin om kansen aan te bieden die de opdrachtgever toch niet kan betalen.

Budget
Het plafondbedrag heeft dus een sterke relatie met het beschikbare budget. Toch is het plafondbedrag meestal niet gelijk aan het budget. In het budget van een project zitten vaak ook activiteiten die de opdrachtgever zelf verricht (bijvoorbeeld grondverwerving bij infrastructuurprojecten) en bijvoorbeeld de kosten van het eigen personeel. Deze kosten worden bij het vaststellen van een plafondbedrag van het budget afgetrokken. Het budget bevat ook een reservering voor alle risico’s in een project.

Als inschrijvers tijdens de aanbesteding ontdekken dat het plafondbedrag te laag is om een geldige inschrijving te kunnen doen, dan kunnen inschrijvers dit in de inlichtingen of dialoog aankaarten bij de aanbesteder. De aanbesteder moet serieus met deze signalen omgaan, omdat een mislukte aanbesteding voor alle betrokkenen ongewenst is. Indien mogelijk kan de aanbesteder de scope van het project of het plafondbedrag aanpassen. In het uiterste geval kan aanbesteder de opdracht van de markt halen.

Kostenbesparing
Daarnaast kan de aanbesteder de mogelijkheid bieden om in het kansendossier af te wijken van de eisen in de vraagspecificatie. Dit geeft inschrijvers de mogelijkheid om, met behoud of verbetering van het bereiken van de projectdoelstellingen, een kostenbesparing te realiseren waarmee de inschrijfsom en de kansen binnen het plafondbedrag passen. Dit is een aanpak die prima past in de best value-gedachte, omdat de creativiteit van de markt wordt benut om de risico’s van het project te verkleinen.

Het plafondbedrag is bij best value-projecten nog geregeld een bron van discussie. Als aanbesteders en inschrijvers het doel en de opbouw van het plafondbedrag begrijpen, leidt dit tot minder discussie en onduidelijkheid. Zo kunnen inschrijvers een betere aanbieding doen en krijgen aanbesteders succesvolle projecten binnen budget.

Maarten de Wilde, coördinator BV-kernteam van ProRail
Wiebe Witteveen, mede-oprichter en -eigenaar van organisatieadviesbureau Best Value Group.

Beiden hebben zitting in de Best Value certificeringsboard namens de Vereniging Best Value Nederland.

*Van der Rijt, J. en Santema, S. (2013), Prestatieinkoop, met Best Value naar succesvolle projecten
**Van der Rijt, J. en Witteveen, W. (2013), De 10 grootste misvattingen over best value procurement, Deal!, april 2013

Comments are closed.