Best Value

Best Value is een filosofie (een visie) die gaat over anders organiseren en samenwerken in de keten teneinde betere resultaten te bereiken. Dit start met het kennen en onderkennen van ieders belang in de keten en ruimte wordt gegeven om expertise in te brengen en die expertise ook te accepteren. Een belangrijk uitganspunt is een win-win situatie te creëren voor de betrokken partijen zodat iedereen waarde wil en kan toevoegen aan het eindresultaat.

Belangrijkste uitgangspunten van Best Value zijn:

  • Transparantie
  • Metrics (Metrics drukken een prestatie of performance line uit)
  • Minder management, directie en controle

Vanuit deze visie is een aanpak (methodiek) ontwikkeld die wordt ingezet om een deskundige partij te selecteren voor een opdracht.

De Best Value aanpak is erop gericht om goede (project)resultaten te bereiken door betere samenwerking en afstemming in de keten. Het is niet een methodiek die zich puur richt op aanbestedingen of inkoop. Het gedachtegoed gaat verder dan de inkooptaak en heeft tot doel om met name ná selectie van een partij goede projectresultaten te bereiken. Dit gebeurt onder andere door een andere ketenbenadering met een duidelijke rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Organisaties en afdelingen zijn vaak vooral op zichzelf en de eigen taak georiënteerd, de eigen belangen staan voorop en voeren de boventoon in de samenwerking en communicatie. Er is minder belangstelling voor- of kennis over de beoogde doelen en/of behoeften van de ander. Dit is opmerkelijk omdat de ‘ander’ ook onderdeel uitmaakt van het grotere te realiseren resultaat.

De systemen waarin we gewend zijn om te werken zijn veelal ingericht op eigen succes en bieden een beperkte ruimte om te handelen vanuit het grotere geheel. Als een inkopende afdeling een besparingsdoelstelling opgelegd krijgt, zal de inkoopbesparing worden gezien als een succesvolle transactie. Andere afdelingen binnen de organisatie ervaren de besparing veelal niet als een succes omdat zij last ondervinden van de effecten die gepaard gaan met de transactie.

Met de Best Value Aanpak creëren we ruimte voor expertise zodat over de keten heen expertise wordt gebruikt en ingezet. Dit doen we door het systeem van denken en werken anders in te richten. Van een focus op eigen succes (in de silo) naar een focus op succes over de volle breedte (over de silo’s heen).

In de voorbereidingsfase denkt de opdrachtgever na over de doelen die hij wil bereiken met zijn opdracht “waartoe moet een oplossing gezocht worden”. Hierbij worden belangrijke stakeholders betrokken bij de scope en vraagstelling. De manier van uitvragen binnen Best Value biedt de markt vervolgens meer ruimte om na te denken over een oplossing en op basis van expertise het eigen prestatieniveau te definiëren. De opdrachtgever faciliteert vervolgens de best presterende aanbieder. Dit betekent allereerst het vinden en contracteren van de best presterende aanbieder en vervolgens het scheppen van condities waarmee de aanbieder in de uitvoering daadwerkelijk prestaties kan neerzetten.
Een leverancier krijgt meer ruimte om zelf expertise in te brengen en wordt geacht die ruimte ook te benutten. Dit betekent dat de leverancier vanuit zijn kennis en expertise nadenkt over een effectieve oplossing voor de probleemstelling van de opdrachtgever. Welke waarde kan de leverancier toevoegen? Dit is voor veel leveranciers een uitdagend vraagstuk wat doorgaans meer aanpassing van de organisatie vraagt dan wat aanpassingen aan het tendertraject.  Het doen van prestatie-metingen en de focus op continu te verbeteren zijn aspecten die bijdragen aan het succes binnen Best Value trajecten. De leverancier concurreert tenslotte op expertise en op aantoonbare bewijsvoering over de effectiviteit van de geboden oplossing. In de uitvoering realiseert de opdrachtnemer de prestaties die hij had gedefinieerd  en geeft hij sturing aan het project door risico’s voor opdrachtgever te minimaliseren.
De Best Value selectiemethodiek is erop gericht om waarde en expertise te identificeren en daarop te selecteren. Waarbij het uitgangspunt is een een opdrachtnemer te vinden die de opdracht conform de opdrachtdoelstellingen zal realiseren met een maximale reductie van risico’s en een maximale benutting van kansen. De aanpak gaat uit van de meeste waarde voor de laagste prijs.

De methodiek is erop gericht een opdrachtnemer te vinden die de opdracht conform de opdrachtdoelstellingen zal realiseren met een maximale reductie van risico’s en een maximale benutting van kansen. Een uitgangspunt van de Best Value aanpak is dat een opdrachtnemer het beste in staat is het probleem van een opdrachtgever op te lossen. Dit impliceert dat de opdrachtgever zoveel mogelijk ruimte moet bieden aan de opdrachtnemer. Bij Best Value aanbestedingen schrijft daarom de opdrachtgever niet exact voor wat hij wil, maar gebruikt hij een ingekaderde behoefte met doelstellingen. Als immers gedetailleerd zou zijn voorgeschreven wat gewenst is, kan de opdrachtnemer in de uitvoering zijn volledige deskundigheid niet inzetten.